Školske ustanove dužne su voditi evidenciju odgojno-obrazovnog rada, upisnik učenika te upisnik radnika u pisanom i elektronskom obliku.
U Ministarstvu znanosti, obrazovanja i sporta vodi se zajednički upisnik školskih ustanova u elektronskom obliku (e-Matica) i sadrži sljedeće evidencije:
- Upisnik ustanova,
- Evidenciju odgojno-obrazovnog rada u ustanovama za svaku školsku godinu,
- Upisnik učenika u ustanovama i
- Upisnik radnika ustanova.
Podatke u Upisnik ustanova upisuje Ministarstvo znanosti, obrazovanja i sporta, a podatke u ostale evidencije upisuju školske ustanove najkasnije do 30. rujna tekuće godine.
Podaci iz e-Matice zaštićeni su od zlouporabe, uništenja, gubitka, neovlaštenih promjena ili pristupa, u skladu s odredbama propisa kojima se uređuje zaštita osobnih podataka.
Voditelj zbirke podataka i korisnik osobnih podataka sadržanih u evidencijama iz e-Matice je Ministarstvo znanosti, obrazovanja i sporta.
Voditelj zbirke podataka za pojedinačnu ustanovu je pojedinačna školska ustanova.
Ovlaštenja za pristup i razine pristupa podacima iz e-Matice odobrava Ministarstvo znanosti, obrazovanja i sporta.
Obveze, načine i rokove unošenja podataka u e-Maticu, ovlaštenja za pristup i korištenje podataka te sigurnost i način razmjene podataka propisuje ministar pravilnikom.
Podatke u evidenciju odgojno-obrazovnog rada, upisnik učenika i upisnik radnika Katoličke gimnazije s pravom javnosti upisuju razrednici i administrator imenika, sukladno ovlaštenjima za pristup.
Pitanja u vezi korištenja e-Matice nastavnici upućuju isključivo administratoru imenika.
Nastavnici i administrator imenika prijavljuju se u e-Maticu na adresi https://matice.mzos.hr/ elektroničkim identitetom koji dobiju od administratora imenika.